Complexidade para gerenciar e transmitir o crescente volume de informações são tarefas mais simples para empresas bem estruturadas e que se anteciparam para iniciar o procedimento

* José Roberto Graiche Júnior

Desde o dia 10 de abril deste ano, administradoras e condomínios passam por uma profunda transição para se adequar a uma das fases mais complexas da implementação e-social: os chamados eventos não periódicos. Esta etapa é marcada pelo envio dos dados relativos aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, cadastro de colaborador, afastamento e rescisão. A mudança é árdua para as administradoras, condicionadas a gerenciar um volume muito maior de informações. A Receita Federal já prorrogou o prazo algumas vezes, mas as particularidades de novas exigências ainda tiram o sono dos departamentos de recursos humanos das administradoras.

A principal dificuldade para atualizar os eventos não periódicos é que a tarefa depende da colaboração dos próprios funcionários. As administradoras podem enviar fichas para cadastro antecipadamente, instruir no preenchimento e até revisar a partir do cruzamento com dados da Receita. Os condomínios também devem se mobilizar para ajudar, com uma participação mais ativa de zeladores, síndicos e gerentes prediais, pessoas acostumadas à rotina do prédio e dos prestadores de serviço. No entanto, mesmo com todo cuidado e preparação, algumas peculiaridades curiosas ainda aparecem para complicar o procedimento.

Nos deparamos com funcionários que, depois de casados, não atualizam o nome e o estado civil nos documentos. Outros não conseguem acesso à documentação dos filhos após uma separação. É corriqueiro também encontrarmos pais e mães declarando o mesmo filho como dependente, quando a lei limita o vínculo a um único empregado. No grupo das inconsistências excêntricas, tivemos funcionários transmitindo dados de cônjuges falecidos há anos. Para a maioria dos casos, a administradora deve instruir os funcionários a procurar a Receita Federal ou a Caixa Econômica para atualizar as informações.

A exigência mais trabalhosa continua sendo a obrigatoriedade de fornecer o CPF para o cadastro de todos os dependentes, já que muitas crianças ligadas aos funcionários ainda não tiraram o documento. Muitos prestadores de serviços sequer residem na mesma cidade dos dependentes, o que dificulta ainda mais para tirar o documento a tempo.

Folha de pagamento

A partir de 10 julho começa uma nova fase de envio de informações, dessa vez referente aos eventos periódicos, que envolvem folha de pagamento. A partir de agora, o cartão de ponto deve ser assinado pelo funcionário, pelo zelador e pelo síndico. Já as horas extras devem estar em conformidade com o artigo 59 da CLT, em número não excedente de duas horas por dia.

A nova etapa vai exigir atenção extra dos condomínios na contratação de autônomos e empresas terceirizadas, já que esses prestadores também estão enquadrados nas exigências do e-social. A sugestão das administradoras é que os condomínios se antecipem em recolher todas as informações dos trabalhadores antes da execução do serviço, evitando que eles sumam e se tornem incomunicáveis após a conclusão. Vale lembrar que a responsabilidade de transmissão dos dados para a plataforma do governo cabe exclusivamente sobre o condomínio, sendo este penalizado com multa em casos de inconsistência. 

Para dar entrada em atestados médicos bastava cruzar os dados com o cartão de ponto e abonar a falta. Agora o procedimento mudou. Será preciso fornecer o nome do médico, CRM e dados do posto de atendimento.

O sistema do governo emite um alerta ao sinal de qualquer inconsistência nos dados da folha de pagamento, mas não especifica onde está a imprecisão. Cabe à administradora fazer uma nova checagem de funcionário para funcionário para identificar a diferença e analisar novamente toda a folha.

Após a fase de adequação da folha de pagamento, partiremos para outras três etapas restantes: a nova guia de INSS, o guia de recolhimento do FGTS e os dados de segurança e saúde do trabalhador. Mesmo ainda distantes do fim e condicionados a grandes desafios, a expectativa é que as mudanças sejam úteis para dar mais previsibilidade e transparência ao mercado, beneficiando as empresas bem estruturadas que já trabalham em conformidade com a legislação.

* Presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC)