Grupos de whatsapp, contratação de auditorias e cursos para síndicos e zeladores estão entre as estratégias das administradoras para atualizar documentos de dependentes, cadastro de autônomos e dados de segurança do trabalho
Etapa de cadastro dos empregados fixos, autônomos e síndicos na nova plataforma do Governo Federal termina dia 30 de outubro
São Paulo, Setembro de 2018 - Atualizar o cadastro de funcionários dentro do prazo promete ser uma das etapas de maior desafio para que condomínios de todo o Brasil consigam se adequar ao eSocial. No Estado de São Paulo, a obrigatoriedade de fornecer o CPF para o cadastro de todos os dependentes é uma das tarefas mais árduas encaradas pelas administradoras, já que muitos filhos dos colaboradores ainda não possuem o documento, segundo a avaliação da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC), a maior entidade representativa do setor. Disponibilizar dados de cônjuges, como CPF, cartão do SUS e RG, além de documentos dos filhos, como certidão de nascimento e carteira de vacinação, também estão na lista dos desafios da etapa de cadastro dos empregados fixos dos condomínios, autônomos e síndicos no eSocial, que começou em 1º de setembro e termina no dia 30 de outubro.
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial, é um programa criado pelo Governo Federal para unificar o recolhimento eletrônico de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Pela nova plataforma, os documentos deixam de ser enviados separadamente para órgãos como Ministério do Trabalho, Receita Federal e INSS. Apesar de não possuírem personalidade jurídica, os condomínios estão condicionados a cumprir as mesmas obrigações de uma grande empresa, diz José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC.
Para atender com antecedência os prazos estipulados pelo Governo Federal, as administradoras de condomínios associadas à AABIC vêm adaptando as rotinas de trabalho à realidade automatizada do e-Social. Foi necessário atualizar os sistemas internos com softwares mais modernos, velozes e eficientes na transmissão de dados. Algumas administradoras criaram cartilhas e passaram a oferecer cursos para síndicos e zeladores sobre as novas exigências.
Outras administradoras também contrataram auditorias para simular a transmissão de dados da primeira etapa do eSocial, marcada pelo cadastro de empregadores, e da segunda etapa, quando será necessário cadastrar empregados, autônomos e síndicos. Há quem até lançou mão dos grupos de Whatsapp com zeladores para facilitar a comunicação e não depender de trocas de correspondências. O novo modelo não muda a legislação, mas requer mais planejamento e transparência na gestão do condomínio. Nós nos antecipamos e passamos a usar todos os recursos a nosso favor, diz o presidente da AABIC.
O envio informatizado dos dados provocará mudanças na admissão e registro de novos empregados. Candidatos aprovados em um processo seletivo não poderão iniciar um contrato de trabalho sem antes compartilhar os documentos pessoais e de seus dependentes. Segundo Graiche Júnior, os condomínios deixarão de ter brechas para autorizar temporariamente o ingresso de funcionários na falta de algum documento. Os condomínios precisarão ficar mais atentos ao cumprimento dos prazos obrigatórios para o envio das informações e às exigências de documentação para não sofrerem autuações e multas, explica o dirigente.
Novas regras para autônomos
O eSocial impactará também na contratação de trabalhadores autônomos. Jardineiros, pintores, encanadores e outros profissionais sem vínculo empregatício precisarão preencher e assinar um formulário para oficializar a prestação do serviço. A ficha cadastral exige o fornecimento de dados pessoais, como PIS, CPF, RG, endereço e nome dos pais. Como precaução, Graiche Júnior sugere que os condomínios condicionem o pagamento pelo serviço ao preenchimento do formulário. Se o trabalhador vai embora sem fornecer alguns dados, o condomínio ficará irregular caso não consiga localizá-lo depois.
Outro grande desafio será nas áreas de Segurança e Medicina do Trabalho, já que os condomínios deverão ter mais controle em relação aos prazos de vencimento dos laudos, exames e Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Os condomínios precisarão enviar ainda o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), que visam preservar a saúde e integridade dos empregados. O PPRA identifica os riscos físicos, biológicos e ergonômicos aos quais os funcionários dos condomínios estão expostos. Com base no laudo e na descrição das atividades, o médico do trabalho fará a avaliação de aptidão para o cargo de cada funcionário, o chamado PCMSO.
O presidente da AABIC alerta que o envio dos programas é necessário mesmo quando a mão de obra é totalmente terceirizada, já que a responsabilidade pelo ambiente de trabalho é do condomínio. Questões ligadas à medicina do trabalho são as campeãs em ações na Justiça e podem incorrer em multas de até R$181 mil, tornando-as ainda mais sensíveis.
Sobre a AABIC
A Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC) é uma entidade com 40 anos de atuação na formação qualitativa do mercado de administração e locação de imóveis. Com 77 empresas associadas, que respondem por 110 mil funcionários empregados, as associadas à AABIC administram atualmente 16 mil condomínios, onde moram mais de 5,1 milhões de pessoas. Fundada em 1978, a AABIC busca cumprir com excelência e rigor sua principal missão: orientar a administração de bens imóveis e condomínios em suas atividades. Com gestão voltada para o aperfeiçoamento contínuo da qualidade dos serviços de orientação e treinamento, a associação trabalha pela valorização do segmento no mercado imobiliário.
